Langkah-langkah Menyusun Proposal
Langkah-langkah Menyusun Proposal. Proposal adalah bentuk tertulis dari apa saja yang diajukan atau ditawarkan kepada pihak/orang lain, yang biasanya berbentuk ide/gagasan, rencana kegiatan/usaha, dan program. Karena sifatnya pengajuan, apa yang ditulis dan disusun perlu memerhatikan aspek ketertarikan bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Mereka (klien, lembaga donor, perusahaan, atau instansi pemerintah) akan mencermati betul apa saja yang kita tawarkan. Apakah sesuai dengan visi dan misi mereka atau sesuai dengan kondisi finasial mereka? Kalau setuju, mereka akan memberikan dukungan (biasanya berupa dana), perizinan, persetujuan, atau berbentuk apa saja tergantung pada tujuan kita mengajukan proposal kepada mereka. Hal-hal yang penting dalam suatu proposal adalah pekerjaan yang akan dilakukan, keluaran-keluaran yang dijanjikan, jadwal waktu pengerjaan, dan biaya yang diperlukan harus digambarkan dengan jelas, serta bisa dimengerti oleh pihak yang berkepentingan.
1. Untuk melakukan penelitian yang berkenaan dengan agama, sosial, politik, ekonomi,
budaya, dan sebagainya.
2. Untuk mendirikan usaha kecil, menengah, atau besar.
3. Untuk mengajukan tender dari lembaga- lembaga pemerintah atau swasta.
4. Untuk mengajukan kredit kepada bank.
5. Untuk mengadakan acara seminar, diskusi, pelatihan, dan sebagainya (Happy Susanto,
2009: 2—3).
Ada beberapa jenis atau ragam proposal yang umumnya digunakan oleh banyak
orang atau pihak yang dapat dipetakan sebagai berikut.
1. Proposal bisnis, seperti pendirian usaha, kerja sama bisnis, sponsorship, dan iklan.
2. Proposal proyek (pengajuan dana kepada lembaga donor).
3. Proposal penelitian (skripsi, tesis, disertasi).
4. Proposal kegiatan, seperti kegiatan seminar, pelatihan, bazar, dan lomba.
Beberapa pengertian yang sering dipergunakan dalam menyiapkan suatu proposal,
adalah :
b. Rencana manajemen proyek yang disetujui dan strategi-strategi diimplementasikan dan dipertahankan untuk memastikan kejelasan pemahaman antara stakeholders dan prestasi atas tujuan proyek.
Proposal merupakan rencana program yang akan ditawarkan. Rencana adalah fondasi dari suatu proposal yang akan dibuat. Hal pertama kali yang perlu dicermati dalam penyusunan proposal adalah rencana itu sendiri, bukan pada soal pendanaan atau pelaksanannya. Rencana akan menggambarkan program dan budget yang akan disusun. Proposal bisa berguna sebagai pegangan dasar dalam melakukan usaha/program/kegiatan yang dilakukan. Dalam pembuatan rencana program, buatlah rencana yang mengandung unsur SMART, yaitu :
a. Specific (spesifik). Tujuan yang ingin diraih harus jelas dan bersifat spesifik. Dalam proposal bisnis perlu diperjelas berapa modal yang dibutuhkan, akan digunakan untuk apa, dan berapa banyak hasil yang akan diraih.
b. Measurable (terukur). Tingkat keberhasilan suatu rencana perlu bisa diukur secara kuantitatif. Misalnya, berapa potensi margin keuntungannya.
c. Achievable (bisa dicapai). Rencana yang telah dibuat perlu diproyeksikan pada capaian target, tidak berhenti pada angan-angan belaka.
d. Reasonable(beralasan).Perencanaan memerlukan sejumlah alasan yang memperkuat bahwa rencana tersebut perlu diimplementasikan secara nyata.
e. Time limited (batas waktu). Rencana yang dibuat dibatasi oleh waktu tertentu sehingga jelas target yang ingin diraih sesuai dengan waktu yang dibutuhkan agar terjadi efisiensi (Awangga, 2007: 73—74).
Pengumpulan persyaratan suatu proyek akan sangat mudah dilakukan jika data yang didapatkan dari klien tepat sesuai kebutuhan mereka. Tetapi, hal tersebut seringkali tidak semudah yang dibayangkan. Bahkan pada kenyataannya, informasi dari klien yang tampak seperti suatu persyaratan ternyata bukanlah demikian. Berikut beberapa ciri persyaratan proyek palsu yang sering ditemukan:
a. Persyaratan samar; Persyaratan harus cukup spesifik untuk dapat dimengerti. Contohnya, pernyataan “Saya ingin aplikasi ini berguna bagi karyawan” bukanlah suatu persyaratan yang spesifik dan harus diperjelas dengan pertanyaan lanjutan untuk mendapatkan kebutuhan yang sesungguhnya. b. Opini; Walaupun opini kadang dapat menjadi persyaratan yang valid, seringkali sebaliknya. Contohnya, pernyataan “Perusahaan terlalu banyak menghabiskan uang untuk proyek ini” hanyalah suatu opini yang bukan merupakan persyaratan proyek.
c. Pernyataan yang berkaitan dengan proyek; Persyaratan menjelaskan hasil kerja, dan bukan proyek. Contohnya, pernyataan “Kita harus membuat prototype terlebih dulu untuk proyek ini” merupakan masukan bagi proyek dan bukanlah suatu persyaratan.
d. Pernyataan di luar lingkup proyek; Contohnya, pernyataan “Saya ingin pencetak (printer) baru yang serupa dengan pencetak rekan kerja saya itu” adalah di luar lingkup proyek dan bukan persyaratan.
e. Komentar dari orang yang salah; Pastikan bahwa semua persyaratan muncul dari orang yang tepat. Contohnya, pernyataan “Kita harus mengizinkan pemasok untuk mengakses aplikasi ini” bukanlah suatu persyaratan yang valid jika tidak muncul dari pengguna yang berwenang.
f. Tidak realistis atau tak dapat diuji; Suatu persyaratan kadang hanyalah merupakan pernyataan hiperbolis atau untuk keperluan pemasaran semata. Contohnya, pernyataan “Aplikasi ini harus dapat menjadi inspirasi umat manusia” tidaklah dapat dijadikan suatu persyaratan karena sangat hiperbolis dan sulit untuk diuji.
Pengidentifikasian kriteria dan spesifikasi perlu dilakukan agar proposal/ tender tidak melenceng dari spesifikasi yang diinginkan oleh klien. Salah satu cara untuk mengidentifikasi kriteria dan spesifikasi sehingga dapat dipastikan bahwa proposal/tender sesuai dengan spesifikasi yaitu dengan Penggunaan prototype sebagai visualisasi persyaratan proyek. Tujuan utama prototype aplikasi adalah untuk mengumpulkan dan mendokumentasikan persyaratan atau kebutuhan (requirement) suatu proyek pengembangan aplikasi. Prototype dibuat sejak awal siklus hidup pengembangan aplikasi untuk memberikan gambaran tampilan dan alur kerja umum suatu aplikasi.
Prototype tidak sama dengan uji pilot (pilot test) atau bukti konsep (proof-of-concept). Yang pertama merupakan implementasi produksi pertama, sedangkan yang kedua digunakan untuk melakukan validasi kerja suatu usulan solusi. Prototype awal ditunjukkan ke klien untuk memvalidasi hasil kerja sampai saat tertentu dan digunakan untuk mengumpulkan persyaratan tambahan. Persyaratan tambahan ini selanjutnya harus didokumentasikan seperti halnya pendokumentasian persyaratan yang dikumpulkan melalui cara-cara lain. Prototype terdiri dari rangkaian tampilan layar aplikasi yang mengandung hanya sedikit program proses bisnis agar dapat membuat prototype tersebut mengalir dari satu layar ke layar yang lain. Prototype hanya memberikan suatu representasi visual dan bukan logika bisnis kompleks di belakangnya. Suatu prototype dapat dibuang begitu saja begitu pengembangan mulai dilaksanakan, atau bisa juga digunakan ulang beberapa komponennya dalam proyek. Prototype juga dapat digunakan sebagai dasar untuk pengembangan solusi final
a. Analisis Finansial Apabila proyek dilihat dari sudut badan atau orang yang menanam modalnya di dalam proyek atau yang berkepentingan langsung dalam proyek. Dalam analisis ini sangat diperhatikan hasil untuk modal saham (Equity Capital) yang ditanam dalam proyek yaitu hasil yang harus diterima oleh para petani, pengusaha swasta, badan usaha pemerintah atau siapa saja yang berkepentingan dalam pembangunan proyek. Hasil finansil ini sering disebut "PRIVATE RETURNS"
b. Analisis Ekonomis Dimana proyek dilihat dari segi perekonomian secara keseluruhan. Dalam analisa ekonomi yang diperhatikan ialah hasil keseluruhan berupa produktivitas atau keuntungan yang diperoleh dari semua sumber yang dipakai dalam proyek untuk masyarakat, atau perekonomian secara menyeluruh tanpa melihat siapa yang menyediakan sumber-sumber tersebut dan siapa dalam masyarakat yang menerima hasil dari proyek tersebut. Hasil ekonomi ini disebut "The Social Returns" atau "The Economic Returns".
Menganalisa Syarat Proyek
Fungsi dari keberadaan proposal bisa dijabarkan sebagai berikut.1. Untuk melakukan penelitian yang berkenaan dengan agama, sosial, politik, ekonomi,
budaya, dan sebagainya.
2. Untuk mendirikan usaha kecil, menengah, atau besar.
3. Untuk mengajukan tender dari lembaga- lembaga pemerintah atau swasta.
4. Untuk mengajukan kredit kepada bank.
5. Untuk mengadakan acara seminar, diskusi, pelatihan, dan sebagainya (Happy Susanto,
2009: 2—3).
Ada beberapa jenis atau ragam proposal yang umumnya digunakan oleh banyak
orang atau pihak yang dapat dipetakan sebagai berikut.
1. Proposal bisnis, seperti pendirian usaha, kerja sama bisnis, sponsorship, dan iklan.
2. Proposal proyek (pengajuan dana kepada lembaga donor).
3. Proposal penelitian (skripsi, tesis, disertasi).
4. Proposal kegiatan, seperti kegiatan seminar, pelatihan, bazar, dan lomba.
Beberapa pengertian yang sering dipergunakan dalam menyiapkan suatu proposal,
adalah :
- Tender (procurement) adalah proses mengidentifikasi kebutuhan, menentukan siapa orang atau perusahaan terbaik untuk menyediakan kebutuhan ini dan memastikan kebutuhan tersebut sampai di tempat yang benar, pada saat yang tepat, dengan harga terbaik dan semua ini terlaksana secara jujur dan terbuka.
- Proyek adalah suatu aktivitas dimana dikeluarkan uang dengan harapan untuk mendapatkan hasil (returns) di waktu yang akan datang, yang direncanakan, dibiayai dan dilaksanakan sebagai salah satu unit dimana biaya maupun hasilnya dapat diukur.
Hal yang Harus Diperhatikan dalam Menganalisa Syarat Proyek
Suatu proposal proyek harus dirancang dengan baik, jelas dan logis sehingga sponsor yakin akan membiayai proyek yang diajukan. Adapun masalah dalam pengajuan proposal proyek, yaitu meyakinkan sponsor apabila terjadi masalah maka akan diselesaikan dengan cara yang efektif dan biaya yang efisien secara bersama-sama. Dalam manajemen proyek, persyaratan atau kebutuhan (requirement) proyek adalah bagaimana seharusnya aksi, tampilan, atau kinerja suatu produk atau layanan. Detil-detil ini menjelaskan fitur dan fungsi yang harus dimiliki produk atau hasil kerja (deliverables) suatu proyek.
Cara mengidentifikasi proyek/syarat-syarat dari klien
Proyek/syarat-syarat klien diidentifikasi untuk mengetahui apa yang diinginkan klien dalam menjalankan proyek ini. Hal ini sangat penting dan merupakan dasar sebelum menyusun proposal proyek. Perencanaan Persyaratan Proyek terdiri dari :
a. Mengidentifikasi syarat-syarat proyek, dengan masukan dari stakeholders dan petunjuk dari otoritas proyek yang lebih tinggi, sebagai dasar dari perencanaan proyek dan kontrak. Partao dan Maharani (2006: 26—28) merinci komponen-komponen seputar perusahaan calon klien yang perlu Anda ketahui, sebagai berikut.
- Produk atau Jasa
- Dengan mengetahui bidang usaha calon klien, bisa diperkirakan jenis promosi apa yang tepat dan menguntungkan kedua belah pihak.
- Kegunaan, Manfaat, dan Fungsi Produk/Jasa
- Dengan mengetahui kegunaan, manfaat, dan fungsi produk/jasa, bisa dilakukan analisis strategi marketing yang menarik dan efektif sebagai masukan untuk calon klien.
- Segmentasi dan Positioning
- Untuk mengetahui strategi promosi dan penjualan perusahaan target, perlu mencari tahu program positioning dan siapa target market calon klien
- Budgeting Policy
- Saat perusahaan target akan menyetujui proposal yang diajukan, biasanya mereka akan memperhitungkan faktor pembiayaan.
b. Rencana manajemen proyek yang disetujui dan strategi-strategi diimplementasikan dan dipertahankan untuk memastikan kejelasan pemahaman antara stakeholders dan prestasi atas tujuan proyek.
Proposal merupakan rencana program yang akan ditawarkan. Rencana adalah fondasi dari suatu proposal yang akan dibuat. Hal pertama kali yang perlu dicermati dalam penyusunan proposal adalah rencana itu sendiri, bukan pada soal pendanaan atau pelaksanannya. Rencana akan menggambarkan program dan budget yang akan disusun. Proposal bisa berguna sebagai pegangan dasar dalam melakukan usaha/program/kegiatan yang dilakukan. Dalam pembuatan rencana program, buatlah rencana yang mengandung unsur SMART, yaitu :
a. Specific (spesifik). Tujuan yang ingin diraih harus jelas dan bersifat spesifik. Dalam proposal bisnis perlu diperjelas berapa modal yang dibutuhkan, akan digunakan untuk apa, dan berapa banyak hasil yang akan diraih.
b. Measurable (terukur). Tingkat keberhasilan suatu rencana perlu bisa diukur secara kuantitatif. Misalnya, berapa potensi margin keuntungannya.
c. Achievable (bisa dicapai). Rencana yang telah dibuat perlu diproyeksikan pada capaian target, tidak berhenti pada angan-angan belaka.
d. Reasonable(beralasan).Perencanaan memerlukan sejumlah alasan yang memperkuat bahwa rencana tersebut perlu diimplementasikan secara nyata.
e. Time limited (batas waktu). Rencana yang dibuat dibatasi oleh waktu tertentu sehingga jelas target yang ingin diraih sesuai dengan waktu yang dibutuhkan agar terjadi efisiensi (Awangga, 2007: 73—74).
Pengumpulan persyaratan suatu proyek akan sangat mudah dilakukan jika data yang didapatkan dari klien tepat sesuai kebutuhan mereka. Tetapi, hal tersebut seringkali tidak semudah yang dibayangkan. Bahkan pada kenyataannya, informasi dari klien yang tampak seperti suatu persyaratan ternyata bukanlah demikian. Berikut beberapa ciri persyaratan proyek palsu yang sering ditemukan:
a. Persyaratan samar; Persyaratan harus cukup spesifik untuk dapat dimengerti. Contohnya, pernyataan “Saya ingin aplikasi ini berguna bagi karyawan” bukanlah suatu persyaratan yang spesifik dan harus diperjelas dengan pertanyaan lanjutan untuk mendapatkan kebutuhan yang sesungguhnya. b. Opini; Walaupun opini kadang dapat menjadi persyaratan yang valid, seringkali sebaliknya. Contohnya, pernyataan “Perusahaan terlalu banyak menghabiskan uang untuk proyek ini” hanyalah suatu opini yang bukan merupakan persyaratan proyek.
c. Pernyataan yang berkaitan dengan proyek; Persyaratan menjelaskan hasil kerja, dan bukan proyek. Contohnya, pernyataan “Kita harus membuat prototype terlebih dulu untuk proyek ini” merupakan masukan bagi proyek dan bukanlah suatu persyaratan.
d. Pernyataan di luar lingkup proyek; Contohnya, pernyataan “Saya ingin pencetak (printer) baru yang serupa dengan pencetak rekan kerja saya itu” adalah di luar lingkup proyek dan bukan persyaratan.
e. Komentar dari orang yang salah; Pastikan bahwa semua persyaratan muncul dari orang yang tepat. Contohnya, pernyataan “Kita harus mengizinkan pemasok untuk mengakses aplikasi ini” bukanlah suatu persyaratan yang valid jika tidak muncul dari pengguna yang berwenang.
f. Tidak realistis atau tak dapat diuji; Suatu persyaratan kadang hanyalah merupakan pernyataan hiperbolis atau untuk keperluan pemasaran semata. Contohnya, pernyataan “Aplikasi ini harus dapat menjadi inspirasi umat manusia” tidaklah dapat dijadikan suatu persyaratan karena sangat hiperbolis dan sulit untuk diuji.
Cara mengidentifikasi kriteria dan spesifikasi untuk memastikan bahwa proposal/ tender sesuai dengan spesifikasi
Pengidentifikasian kriteria dan spesifikasi perlu dilakukan agar proposal/ tender tidak melenceng dari spesifikasi yang diinginkan oleh klien. Salah satu cara untuk mengidentifikasi kriteria dan spesifikasi sehingga dapat dipastikan bahwa proposal/tender sesuai dengan spesifikasi yaitu dengan Penggunaan prototype sebagai visualisasi persyaratan proyek. Tujuan utama prototype aplikasi adalah untuk mengumpulkan dan mendokumentasikan persyaratan atau kebutuhan (requirement) suatu proyek pengembangan aplikasi. Prototype dibuat sejak awal siklus hidup pengembangan aplikasi untuk memberikan gambaran tampilan dan alur kerja umum suatu aplikasi.
Prototype tidak sama dengan uji pilot (pilot test) atau bukti konsep (proof-of-concept). Yang pertama merupakan implementasi produksi pertama, sedangkan yang kedua digunakan untuk melakukan validasi kerja suatu usulan solusi. Prototype awal ditunjukkan ke klien untuk memvalidasi hasil kerja sampai saat tertentu dan digunakan untuk mengumpulkan persyaratan tambahan. Persyaratan tambahan ini selanjutnya harus didokumentasikan seperti halnya pendokumentasian persyaratan yang dikumpulkan melalui cara-cara lain. Prototype terdiri dari rangkaian tampilan layar aplikasi yang mengandung hanya sedikit program proses bisnis agar dapat membuat prototype tersebut mengalir dari satu layar ke layar yang lain. Prototype hanya memberikan suatu representasi visual dan bukan logika bisnis kompleks di belakangnya. Suatu prototype dapat dibuang begitu saja begitu pengembangan mulai dilaksanakan, atau bisa juga digunakan ulang beberapa komponennya dalam proyek. Prototype juga dapat digunakan sebagai dasar untuk pengembangan solusi final
Cara mengevaluasi proyek apakah investasi proyek sudah sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan
Evaluasi proyek bertujuan untuk memperbaiki pemilihan investasi. Karena sumber-sumber yang tersedia bagi pembangunan adalah terbatas, sehingga diperlukan sekali adanya pemilihan antara berbagai macam proyek. Evaluasi proyek menekankan pada 2 (dua) macam analisis yaitu :a. Analisis Finansial Apabila proyek dilihat dari sudut badan atau orang yang menanam modalnya di dalam proyek atau yang berkepentingan langsung dalam proyek. Dalam analisis ini sangat diperhatikan hasil untuk modal saham (Equity Capital) yang ditanam dalam proyek yaitu hasil yang harus diterima oleh para petani, pengusaha swasta, badan usaha pemerintah atau siapa saja yang berkepentingan dalam pembangunan proyek. Hasil finansil ini sering disebut "PRIVATE RETURNS"
b. Analisis Ekonomis Dimana proyek dilihat dari segi perekonomian secara keseluruhan. Dalam analisa ekonomi yang diperhatikan ialah hasil keseluruhan berupa produktivitas atau keuntungan yang diperoleh dari semua sumber yang dipakai dalam proyek untuk masyarakat, atau perekonomian secara menyeluruh tanpa melihat siapa yang menyediakan sumber-sumber tersebut dan siapa dalam masyarakat yang menerima hasil dari proyek tersebut. Hasil ekonomi ini disebut "The Social Returns" atau "The Economic Returns".